Για τνα υπολογίσουμε τη διαχειριση πολυκατοικιων στα διαμερίσματα μιας πολυκατοικίας, δεν υπάρχει επίσημο δίκαιο, αλλά υπάρχει εθιμικός τρόπος με βάση το εμβαδόν, τον όγκο, τον όροφο, την αξία, την χρήση ή μη των κοινοχρήστων χώρων εν όλω η εν μέρει κλπ. Άλλωστε ο πίνακας ποσοστών που τα αναφέρει αυτά συνοδεύει μία σύμβαση που λέγεται σύσταση οριζόντιας ιδιοκτησίας και η οποία είναι ουσιαστικά ένα ιδιωτικό συμφωνητικό που συντάσσεται σε συμβολαιογράφο και αποτελεί και τον τίτλο δημιουργίας των οριζόντιων ιδιοκτησιών.
Η συμμετοχή των ιδιοκτησιών στη διαχειριση πολυκατοικιων ορίζεται στην συμβολαιογραφική πράξη της σύστασης οριζόντιων ιδιοκτησιών. Ο «Πίνακας Κατανομής Ποσοστών Συνιδιοκτησίας και Κοινοχρήστων» ο οποίος συνοδεύει την σύσταση οριζόντιων ιδιοκτησιών συντάσσεται από τον μηχανικό με βάση τις εγκυκλίους του Τ.Ε.Ε. Ο πίνακας αυτός συμπυκνώνει τα αναγραφόμενα στην συμβολαιογραφική πράξη και περιέχει: Τα χιλιοστά συνιδιοκτησίας και τους αντίστοιχους ψήφους κάθε συνιδιοκτήτη.
Τα χιλιοστά συνιδιοκτησίας ουσιαστικά αποτελούν εκτίμηση της σχετικής αξίας κάθε οριζόντιας ιδιοκτησίας, αφού σε περίπτωση κατεδάφισης της οικοδομής αποτελούν το ποσοστό του οικοπέδου που αναλογεί σε κάθε συνιδιοκτήτη. Το ποσοστό (χιλιοστά) συμμετοχής στη διαχειρισηπολυκατοικιων και την καθαριότητα. Τα ποσοστά αυτά υπολογίζονται με βάση τον όγκο κάθε ιδιοκτησίας. Το ποσοστό (χιλιοστά) συμμετοχής στις δαπάνες λειτουργίας και συντήρησης του ανελκυστήρα. Τα ποσοστά υπολογίζονται με βάση τον όροφο και το εμβαδόν κάθε ιδιοκτησίας.
Η συμβολαιογραφική πράξη της σύστασης οριζοντίων ιδιοκτησιών προηγείται της μελέτης - κατασκευής της πολυκατοικίας. Συνήθως όμως γίνεται λίγο πριν την υποβολή του φακέλου άδειας στην πολεοδομία, και συνεπώς η μελέτη με τα στοιχεία της κατασκευής είναι διαθέσιμη κατά τον χρόνο σύνταξης της σύστασης.
Για πολυκατοικίες που οικοδομήθηκαν μετά το 1985, μία από τις μελέτες που υποβάλλονται στην πολεοδομία είναι και η μελέτη θέρμανσης, η οποία συντάσσεται σύμφωνα με τον «τεχνικό κανονισμό κατανομής δαπανών κεντρικής θέρμανσης». Στην μελέτη θέρμανσης προσδιορίζονται οι συντελεστές εi και fi με βάση τους οποίους υπολογίζεται η συμμετοχή των ιδιοκτησιών στη διαχειριση πολυκατοικιων. Στον κανονισμό εισάγεται και η έννοια των εκτάκτων δαπανών κεντρικής θέρμανσης, οι οποίες αφορούν στην επισκευή και αναβάθμιση της εγκατάστασης και βαρύνουν τους ιδιοκτήτες.
Νομικά η πληρωμή για τα κοινοχρηστα πολυκατοικιων αποτελεί (τελικά) ευθύνη του κάθε ιδιοκτήτη, αφού ο Ν.3741, σχετικά με την υποχρέωση συμμετοχής στα κοινόχρηστα, αναφέρεται μόνο στους συνιδιοκτήτες. Η συμμετοχή τυχόν ενοικιαστή/ενοίκου στη διαχειριση πολυκατοικιων είναι θέμα συμφωνίας μεταξύ ιδιοκτήτη - ενοικιαστή. Συνήθως ακολουθούνται οι προβλέψεις του μισθωτήριου συμβoλαίου (συμφωνητικού) του διαμερίσματος σχετικά με την κατανομή των δαπανών μεταξύ ιδιοκτήτη και ενοικιαστή:
- τα λειτουργικά έξοδα (κατανάλωση ηλεκτρικού ρεύματος, νερού, κλπ) βαρύνουν τον ενοικιαστή και
- οι επισκευές τον ιδιοκτήτη